Профессия делопроизводитель

delopr11. Как называется твоя профессия официально, по трудовой книжке?
Официально моя профессия называется  делопроизводитель, в трудовой книжке у меня записано «помощник исполнительного директора». Тип организации – некоммерческое партнерство.

2. Есть ли для нее другие названия, менее официальные или альтернативные?
Альтернативные и схожие названия – секретарь, секретарь-референт и прочее. Но если следовать официальным источникам, то все эти должности не одно и то же.

3. В чем твои основные обязанности, самые важные и незаменимые, ради которых взяли именно тебя, а не случайного человека с улицы?
Вероятно, меня взяли по той причине, что я ориентируюсь в делопроизводительной сфере лучше других, кто приходил до меня. Не думаю, что это заслуга только моего диплома. До прихода на это место, я работала лаборантом на кафедре, а в дальнейшем выполняла функции делопроизводителя в  одном из деканатов университета. Делопроизводство — составное слово из двух «Дело» и «Производство». Этот процесс включает в себя: создать, провести, проследить дело, процесс его выполнения и завершения. И таких дел одновременно может быть очень много. Составление документов (писем, актов, служебных записок), составление номенклатуры, ответ на телефонные звонки, оповещение руководителя о важных мероприятиях, регистрация, поиск необходимой информации.

4. Что ты делаешь помимо этих обязанностей на рабочем месте, без чего твою работу будут считать неполной, оштрафуют или просто сделают выговор (официальный или нет — неважно).
Также в мои обязанности входит ведение сайта и страницы в социальных сетях. Я слежу за тем, чтобы в офисе были необходимые расходные материалы (канцелярия и пр.), обеспечиваю продуктами питания и «чем-то к чаю».

5. Что еще ты добровольно делаешь на работе, что тебя никто не заставлял делать и никто не будет тебя ругать за то, что ты перестала это делать, но ты все равно продолжаешь делать это?
К этому я могу отнести полив растений, небольшая влажная уборка и поддержание чистоты (помимо того, что делает уборщица).

delopr36. Что ты хотела бы делать на этой работе, но это невозможно?
Хотелось бы посещать некоторые интересные мероприятия, но, к сожалению, моя работа предполагает мое местонахождение практически постоянным в офисе.

7. Можешь ли ты описать свой потенциальный карьерный рост?
Честно говоря, достаточно сложно представить свой предстоящий карьерный рост. На ум приходит перевод в другой отдел, который специализируется на чем-то более конкретном. Например, кадровый отдел. Для возможного повышения я пошла получать второе высшее образование по специальности «Экономика предприятий и организаций».

8. В чем вершина мастерства твоей профессии?
Вершиной мастерства я считаю умение грамотно распределить время так, чтобы успеть все требующееся по твоим обязанностям и, может, взять на себя чуть больше. Я знаю, есть журнал «Секретарское дело», где делятся полезными мелочами, чтобы облегчить работу. Также выпускают много книг. Проводятся ежегодные конференции.

9. Опиши свое рабочее место.
Мое рабочее место — прежде всего приемная, куда попадает каждый гость. В комнате находится шкаф с папками, два стола рядом, сложенные буквой «Г» На одном находится практически вся техника, включая компьютер, принтер, телефоны, на втором лежат документы, папки, необходимые для работы, канцелярские принадлежности. В приемной также есть несколько стульев для посетителей, вешалка, холодильник и кофейный столик. Всю флору приемной составляет один  кактус, подаренный мне нашими сотрудниками (их впечатлили мои истории о домашних кактусах), но в скором времени я собираюсь озеленить приемную чуть больше. Я сижу спиной к окну, с открытыми жалюзи. Предпочитаю естественный свет искусственному. Напротив меня над дверью кондиционер.

delopr210. Опиши рабочие места своих коллег, которые работают с тобой в одном отделе, то есть вы вместе 8 часов в сутки.
В качестве других рабочих мест опишу кабинет моего начальника и старшего специалиста. Кабинет начальника напрямую соединен с приемной и вполовину меньше ее. Такие же два стола, как и у меня, только сложенные буквой «Т». На столе, что ближе к окну, стоит компьютер, рядом с ним соседствует тумбочка с принтером. Другой стол окружен стульями для посетителей. На столе обычно очень много бумаг, помимо канцелярских принадлежностей, и я ежедневно пополняю эту коллекцию. Часть из них мне возвращается.
Кабинет старшего специалиста во многом похож на кабинет начальника. Небольшой по площади, он вмещает в себя стол, рабочее кресло и тумбочку, на которой лежат бумаги. На столе помимо монитора, органайзер, старый перелистной календарь и бумаги.

11. Есть ли что-то, чего тебе не хватает для работы, но в ближайшее время улучшения ситуации не предвидится?
Скорее не чего-то, а кого-то. Все девушки, которых берут на работу к нам на должность второго делопроизводителя, не проходят испытательный срок. За 3 месяца привыкаешь к человеку, а затем новая сотрудница. Частенько получается, что к ним уходит часть моих обязанностей, а затем все возвращается. Решающее слово о приеме на работу выносит начальник и пока без положительного результата.

12. Опиши свой распорядок дня.
Я приезжаю на работу к 9 часам, остальные начинают с 10. Утром я просыпаюсь в 7 часов, чтобы успеть собраться и выйти из дома на электричку. Моя дорога до работы относительно проста. 40 минут на электричке плюс 15 пешком до офиса. Без пяти минут девять или ровно в девять, если не сильно спешить, я открываю офис. Обед официально начинается в 13:00, но редко когда совпадает с этим временем. Час свободного времени наступает всегда позже. Ухожу с работы я в шесть часов вечера. Задержки бывают крайне редко, но я не чувствую дискомфорт от того, что приходится задерживаться, чтобы доделать работу.

13. Насколько эффективен твой рабочий день?
Если делить на проценты, то 75-80% из 100% посвящено работе.

14. Если бы ты могла вернуться к тому моменту, когда только начинала искать эту работу, и знала бы о ней то, что знаешь теперь, ты все равно выбрал бы ее?
Да, мне нравится наш коллектив и мне нравится моя работа.

sb10066215e-00115. Тебя устраивает твоя заработная плата?
Моя заработная плата меня устраивает. Конечно, помечтать о более высокой никто не мешает, но если считать по справедливости, то все нормально. Многие получают меньше.

16. В детстве ты мечтала об этой работе или о какой-то другой?
В детстве я о чем только не мечтала, насмотревшись фильмов) Больше всего я хотела быть полицейским в США, поскольку в фильмах все полицейские были неимоверно круты)

17. Какое образование и навыки нужны для твоей работы?
Требуется специальное образование, иначе бы не было такой специальности. Владеть деловым языком не научат ни в школе, ни в университете на специальности «Инженер», искусство телефонных переговоров в сфере производства отличается от нашего обычного общения с родителями, друзьями и знакомыми. Вкратце эти умения включают в себя: корпоративную этику и психологию делового общения, документоведение и документационное обеспечение.

18. Ты можешь описать человека, который идеально подходил бы на твое рабочее место?
Усидчивый. Человек в первую очередь должен быть очень усидчивый. Поскольку много работы рутинной, требующей внимания и занимающей много времени. С хорошей памятью на события. Спокойный и терпеливый. Он должен уметь быстро и точно вычленять главное и уметь выделять дела, требующие срочного решения и отсроченного.

19. Ты считаешь свою работу временной или это занятие на значительную часть твоей жизни?
Для себя я поставила временную планку в 4-5 лет. После того, как я получу образование и пройдет какое-то время, я пойму, удовлетворяет меня положение дел и нужно ли мне что-то менять.

20. Есть ли дресс-код в твоей работе?
Да, при приеме на работу я подписывала отдельное соглашение о дресс-коде, в котором упомянуто, что недопустимы колготки в сеточку, прозрачные кофточки и чересчур открытые вещи. Мне было перестроиться не сложно. Мой стиль относится к классическому. Юбки, брюки, платья спокойных тонов, чаще темных. Блузки, кофты светлые. Осенью накидываю на плечи накидку/палантин/платок.  Также я могу разнообразить свой внешний вид бижутерией. Обувь – классические туфли на каблуке.

Подведем итоги:

  • Делопроизводитель (или секретарь, секретарь-референт) – это специалист, который занимается «производством дел»: ведение документооборота организации, обеспечение офиса необходимыми товарами и услугами, ответы на звонки, планирование распорядка дня руководителя, — всё это находится в ведении секретаря.
  • Человек, который хочет работать делопроизводителем в организации, должен получить соответствующее образование, а также обладать исключительной усидчивостью, поскольку вся его работа будет связана с последовательным выполнением рутинных, но сложных поручений.
  • График делопроизводителя нормирован, рабочий день соответствует рабочему дню организации. Пока работает офис, работает и секретарь.
  • Чтобы получить другую должность, делопроизводителю придется заняться дополнительным образованием. Например, есть возможность перейти в другой отдел – в данном случае, интервьюируемая планирует работать в отделе кадров, когда получит второе высшее образование.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *